付箋を活用したスケジュール管理（週間リフィル）

読了時間： 約 6 分

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1週間見開きタイプの手帳は、”月曜に始まり金曜で終わる感覚”が強いサラリーマン時代に重宝しました。

日々の活動や予定を週間リフィルで管理すると、1週間を俯瞰（ふかん）することができます。

活動サイクルを視覚的に確認できるので、バランス良くスケジュールを組み立てられます。
他にもリスケジュールしやすい点や、日ごとに記入欄が確保できる点も大きなメリットです。

月間リフィルを併用すると、月次の成績が問われる管理業務にも対応ができます。
次第に、日々の管理を週間リフィルで行いつつ、週次に月間リフィルでスケジュール管理をするというスタイルが次第に定着しました。

【付箋でアポ取り】

「手軽で勝手が良いスケジュール管理方法はないだろうか？」
日々の活動の中で、試行錯誤を繰り返した末にたどり着いたのが、付箋を使ったスケジュール管理です。

付箋に”やるべき事”を書いて、スケジュール欄に貼ることで予定の管理をします。
付箋は、間違っても直ぐにはがせるので気軽に貼れるのが良いところです。

• 書き直す必要がないように、確実なものだけ書こう
• アポが変更にならないように、ギリギリになってから書こう

この様な気苦労は不要です。
思いついたときに書き出して、その場でスケジュールに組み入れることができるため、手帳に書けるタイミングまで頭の中で覚えておく必要もありません。

また、別の髪に書いておいて、書いたことを忘れてしまったり、うっかり見落としてしまったり、転機もれやメモ用紙を紛失してしまうなどのリスクもありません。

最大の利点は、頭の中を常にスッキリさせておけることです。
今やるべきことに集中できるのです。

【アポ取りの基本】

この様なことに留意し、付箋に書かれた”やるべき事”をペタペタとスケジュール欄に貼り付けていきます。

• 極力細切れの時間を作らない様にスケジュールをする。
• １枚の付箋に複数の”やるべき事”を書かない。
• はじめに、自分のやりたいことをする時間を確保する。
• 次に、重要な目標（週間目標）をする時間を確保する。
• 最後に、その他の活動をする時間を割りあてる。
• その他の活動は「日時指定→ルーティン→フリー」の順番で検討する。

日々の活動の中では、緊急の用件でスケジュール変更を余儀なくされるケースも往々にしてあると思います。
その様な場合も、あわてずに付箋をペタッと貼り替えれば調整完了です。

大切なのは、スケジュール通りに過ごすことではなく、重要なことをする時間を失わないことです。
緊急事項が入った場合は、リスケジュールを忘れずにやる。

そのためには、週間目標をスケジュール欄に挟むなどして、いつでも見返せる様にすることが大切です。

付箋に書き出した”やるべき事”は、100％実行する必要はありません。
自分のやりたいことと、週間目標が達成できていれば、その他はできなくても良いのです。

【ポイントの解説】

アポ取りの基本について、さらに理解を深めるために、それぞれについて補足説明をします。

• 極力細切れの時間を作らない様にスケジュールをする。
  スケジュールに予定を入れていく際は、朝一番もしくは夕方からアポ取りをする。
  そして、次の予定はできるだけ隙間を空けずに入れるようにする。
  （弁当箱におかずを端から詰めていくようなイメージで予定を立てていきます）

• １枚の付箋に複数の”やるべき事”を書かない。
  ”やるべき事”単位で付箋を貼ると、スケジュール変更が簡単にできるようになります。
  「パッとはがして、ペッと貼るだけ」でリスケジュールできるのが魅力です。
  ”やるべき事”は1〜2行かければ良いので、できるだけ小さいものを使うようにします。

• はじめに、自分のやりたいことをする時間を確保する。
  緊急なこと、他人から重要だと言われたこと（自分は重要だと思わないこと）、やらなければならないと感じていることなどは、一旦頭の中から出して考えます。趣味の活動でも、人との交流でも良いです。
  忙しい方は30分でも１時間でも構いません。
  やりたいなと思っていることを、まずスケジュールに入れるようにします。

  特に大切な人と会う予定を入れる場合は、その後のスケジュールを大きく開けておき、予定を入れてしまわない様にブロックします。
  そうすることで、大切に思っている人との関係を築く上で、必要な時間を柔軟に確保することができます。

  折角お会いしているのに、急かすようなことや、中途半端になってしまうということは「お互いにとって有意義な時間ではなくなってしまう」ことにもなりかねません。
  時間が空いてしまったら、読書などの時間にすれば良いのです。

• 次に、重要な目標（週間目標）をする時間を確保する。
  週間目標であげた”やるべき事”は、このタイミングでスケジュールに入れていきます。
  緊急なことや、やらなければならないと感じていることなどは、黙っていてもスケジュールに入ってきますので、後回しにするくらいで丁度良いと思います。ここまでで作成されたスケジュールが、来週あなたにとって大切な目的や目標、夢、人間関係などに必要なことです。
  結果として未達成になることはありますが、予定の段階で抜け落ちてしまわないように注意しましょう。

• 最後に、その他の活動をする時間を割りあてる。
  緊急なこと、やらなければならないと感じていることなど、最初に避けておいた予定をスケジュールに入れていきます。他人から重要だと言われたこと（自分は重要だと思わないこと）については、最後の最後にスケジュールに空きがあればやる（無ければやらないか、翌週に持ち越しをする）という感覚で良いと思います。

  スケジュール変更の際は、あなたにとって大切な予定の日時を移動させながら、なるべく効率よく、無理の無い形になるように再編成します。

• その他の活動は「日時指定→ルーティン→フリー」の順番で検討する。
  あらかじめ日時が指定されている予定については、優先的に入れていきます。
  あなたにとって大切な予定と日程が重複してしまう場合は、どちらを日程変更した方が良いか考えて、調整をしていきます。
  ルーティンやフリーの予定は、空いているところに入れていけば完成です。

長くなりましたので、今回はスケジュール管理のみに留め、日ごとの記入スペースとしての活用法は次回改めて記事にしたいと思います。